Bạn cần in hóa đơn bán lẻ hoặc biểu mẫu giấy nhiều liên để ghi chép và lưu lại thông tin? In Quang Huy nhận yêu cầu in giấy tại Đồng Nai từ Hố Nai, Trảng Bom, Dầu Giây, Vĩnh Cửu và Biên Hòa. Hãy gửi mẫu đang dùng cùng số lượng và quy cách mong muốn để trao đổi phương án in, nhận báo giá cho đơn của bạn.
Chọn hóa đơn, biểu mẫu theo nhu cầu sử dụng
Trước khi chọn quy cách, hãy xác định mẫu dùng để ghi việc gì và ai cần giữ bản. Những nhóm dưới đây giúp bạn mô tả nhu cầu; mẫu cụ thể và phương án in sẽ được thống nhất khi trao đổi.
Hóa đơn bán lẻ
Mẫu bán lẻ giúp ghi thông tin hàng hóa và giao dịch. Tùy cách sử dụng, bạn có thể cần các cột tên sản phẩm, số lượng, đơn giá, thành tiền và phần tổng cộng. Chọn bố cục có đủ khoảng trống để ghi, cùng thông tin cửa hàng và vị trí ký phù hợp.
Phiếu thu, phiếu chi
Với mẫu ghi nhận khoản thu hoặc chi, hãy xác định thông tin người nộp, người nhận, nội dung, số tiền và phần ký. Nêu rõ bên nào giữ bản để lựa chọn số liên phù hợp với việc lưu và đối chiếu.
Phiếu xuất kho, phiếu giao hàng
Với mẫu theo dõi hàng hóa, hãy chuẩn bị các trường cần ghi như tên hàng, đơn vị tính, số lượng và người giao, nhận. Nếu nhiều bộ phận cần bản lưu, mô tả cách luân chuyển của mẫu khi gửi yêu cầu in.
Chọn số liên và quy cách theo cách sử dụng
Chọn số liên theo người cần giữ bản
Mỗi liên là một bản của cùng nội dung ghi chép. Hãy liệt kê người hoặc bộ phận cần giữ bản: khách hàng, cửa hàng, người giao hàng hay bộ phận nội bộ. Từ đó, nêu số liên mong muốn để trao đổi quy cách phù hợp; không cần thêm liên nếu không có người sử dụng.
Phân biệt tờ, bộ và cuốn khi đặt số lượng
- Tờ: một tờ giấy riêng lẻ.
- Bộ nhiều liên: các tờ tương ứng với một lần ghi nội dung, gồm những bản cần giao hoặc lưu.
- Cuốn: các bộ được đóng chung; số bộ trong một cuốn cần thống nhất theo quy cách đặt in.
Khi hỏi giá, ghi rõ số lượng tính theo tờ, bộ hay cuốn. Nếu đặt theo cuốn, cần nêu thêm số bộ mỗi cuốn và số liên mỗi bộ để tránh hiểu khác nhau về số lượng thành phẩm.
Giấy và nhu cầu ghi, sao chép giữa các liên
Bạn muốn ghi nội dung một lần để các liên còn lại có bản sao, hay ghi riêng từng tờ? Hãy nói rõ cách sử dụng này khi gửi mẫu. Loại giấy và phương án sao chép cần được trao đổi cùng số liên và yêu cầu về độ rõ của bản lưu.
Khổ giấy và cách gia công thành phẩm
Khổ giấy cần đủ chỗ cho các dòng dữ liệu và phần ký. Nếu đã có mẫu vừa tay, gửi kích thước hoặc ảnh mẫu kèm thước đo. Với yêu cầu đóng cuốn, đánh số hoặc đường xé, hãy nêu nhu cầu để kiểm tra phương án thực hiện trước khi chốt đơn.
Mẫu tham khảo và thông tin cần chuẩn bị
Bạn có thể bắt đầu từ mẫu cũ đang sử dụng hoặc mô tả cách ghi chép mong muốn. Tham khảo giới thiệu hóa đơn, biểu mẫu giấy để trao đổi về bố cục; quy cách đặt in cần thống nhất theo yêu cầu cụ thể.
Nội dung cần có trên mẫu của bạn
Nếu có mẫu sẵn, gửi file hoặc ảnh rõ toàn bộ mặt giấy. Nếu muốn làm mẫu khác, chuẩn bị tên đơn vị, thông tin liên hệ, logo nếu dùng, các cột dữ liệu và vị trí ký. Với mẫu nhiều liên, nêu cách phân biệt các bản cần giao hoặc lưu. Khi gửi ảnh mẫu cũ, hãy che thông tin khách hàng không cần thiết.
Checklist kiểm tra trước khi duyệt mẫu
- Tên đơn vị, thông tin liên hệ, chính tả và nội dung từng cột.
- Khoảng trống để ghi tay, số dòng và vị trí ký.
- Khổ giấy, số liên và cách phân biệt các bản.
- Số lượng, đơn vị tính và yêu cầu gia công đã thống nhất.
- Điểm cần sửa so với mẫu cũ và bản mẫu cuối cùng được chọn.
Nên đối chiếu các mục này trước khi xác nhận in, thay vì chỉ xem hình thức của mẫu.
Cần gửi thông tin gì để nhận báo giá?
Để trao đổi báo giá cho đúng nhu cầu, hãy gửi:
- Mẫu hoặc file cần in, kèm những chỗ muốn sửa.
- Số lượng và đơn vị tính: tờ, bộ hoặc cuốn.
- Số liên, khổ giấy và màu in mong muốn.
- Yêu cầu đóng cuốn, đánh số hoặc đường xé nếu có.
- Thời điểm mong muốn nhận hàng và khu vực nhận.
Báo giá cần gắn với quy cách cụ thể. Nếu chưa biết chọn số liên hoặc khổ giấy, hãy mô tả cách dùng thay vì tự chọn thông số. Thời điểm nhận mong muốn cũng cần được trao đổi trước khi xác nhận đơn.
Quy trình gửi mẫu và đặt in
Gửi yêu cầu và thống nhất quy cách
Bắt đầu bằng mẫu/file và các thông tin trong checklist báo giá. Khi trao đổi, làm rõ số lượng, số liên, kích thước và thành phẩm cần nhận. Kiểm tra báo giá có đúng với quy cách đã chọn trước khi xác nhận.
Duyệt mẫu trước khi sản xuất
Đối chiếu nội dung và quy cách theo checklist duyệt mẫu. Ghi rõ những điểm cần sửa và thống nhất bản mẫu cuối cùng trước khi in, nhất là khi thay thông tin liên hệ hoặc bố cục của mẫu cũ.
Thống nhất cách nhận và kiểm tra thành phẩm
Làm rõ thời điểm, địa điểm và cách nhận cho đơn cụ thể. Khi nhận, kiểm tra số lượng cùng nội dung, khổ giấy, số liên và phần gia công theo thỏa thuận. Nếu có điểm khác với mẫu đã thống nhất, ghi lại để trao đổi với cơ sở.
Nhận đơn từ Hố Nai, Trảng Bom, Dầu Giây, Vĩnh Cửu và Biên Hòa
In Quang Huy nhận yêu cầu in hóa đơn, biểu mẫu giấy từ năm khu vực trên. Khi liên hệ, hãy cho biết bạn ở đâu và thời điểm mong muốn nhận hàng để trao đổi cách nhận phù hợp với đơn đặt in.
Câu hỏi thường gặp
Chưa có file thiết kế thì cần chuẩn bị gì?
Hãy mô tả mẫu dùng để ghi việc gì, ai cần giữ bản và những trường thông tin cần có. Bạn có thể gửi ảnh mẫu tham khảo hoặc phác thảo bố cục để trao đổi phương án.
Muốn sửa mẫu cũ thì gửi như thế nào?
Gửi file hoặc ảnh rõ, kèm danh sách chỗ cần thay đổi. Đánh dấu từng điểm sửa giúp việc đối chiếu bản mẫu cuối cùng rõ hơn.
Đặt từ các khu vực trên thì trao đổi cách nhận ra sao?
Gửi khu vực nhận, thời điểm mong muốn và quy cách đơn hàng cùng yêu cầu báo giá. Cách nhận và lịch cụ thể cần thống nhất khi trao đổi.
Gửi yêu cầu báo giá
Gửi mẫu hóa đơn hoặc biểu mẫu bạn muốn in, kèm số lượng, số liên, kích thước nếu có và khu vực nhận. Nếu đang phân vân về quy cách, hãy nêu cách sử dụng để trao đổi trước khi chốt đơn.
